Pestaña Seguimientos
Índice
1 Apariencia de la pestaña seguimientos
4 Cómo añadir destinatarios a los seguimientos
5 Cómo se distinguen los documentos con seguimientos
Apariencia de la pestaña seguimientos
La pestaña seguimientos es un tablón de anuncios colaborativo que permite crear anotaciones de diversos tipos y organizar el trabajo en equipo al estilo de las redes sociales.
Se compone de la barra de botones y la lista de resultados. En la barra de botones hay un botón para crear cada tipo de seguimiento.
En la lista de resultados se puede ver un histórico de las anotaciones que ha hecho cada usuario, la fecha en la que se creó y los destinatarios a los que se envió.
Qué son los seguimientos
Los seguimientos es el conjunto de comentarios, recordatorios y tareas que componen el tablón colaborativo del documento. Todos los seguimientos tiene la opción de enviar la información por email a los destinatarios asignados:
Los comentarios
Los comentarios son notas relativas al documento que permiten ver la actividad de los distintos documentos de la misma forma que ocurre en cualquier red social.
Cuando se añaden destinatarios a los comentarios se genera un correo automático con el texto del comentario al email asociado al destinatario.
Los recordatorios
Los recordatorios son citas a futuro relativas al documento. Al crear un recordatorio se envía un correo el día de su vencimiento a los destinatarios asignados, si tienen cita generarán automáticamente convocatorias de calendario.
Las tareas
Las tareas son acciones pendientes de realizar relativas al documento. Al añadir tareas a los documentos se envía un correo a destinatarios asignados. Cuando se completa la tarea se envía un email al creador y al resto de los destinatarios asignados a las tareas.
Cómo crear seguimientos
Los seguimientos se crean desde la ventana de detalles en la pestaña seguimientos pulsando "Nuevo comentario", "Nuevo recordatorio" o "Nueva tarea" según corresponda.
Crear un comentario
Desde la ventana de nuevo comentario hay que escribir el texto del comentario y aceptar.
Al aceptar se crea el comentario y aparece en la lista de resultados de la pestaña seguimientos. Los comentarios aparecen en la lista de resultados con el fondo en blanco y un icono con forma de bocadillo.
Crear un recordatorio
Desde la ventana de nuevo recordatorio se establece la fecha del recordatorio, si es necesario crear una cita en el calendario hay que marcar "Enviar cita de calendario" y poner la hora de la cita, después se escribe el texto descriptivo del recordatorio.
Al aceptar se crea el recordatorio y aparece en la lista de resultados de la pestaña seguimientos. Los recordatorios aparecen en la lista de resultados con el fondo amarillo y un icono con forma de campana.
Crear una tarea
Desde la ventana de nueva tarea se escribe la acción a realizar.
Al aceptar se crea la tarea y aparece en la lista de resultados de la pestaña seguimientos. Las tareas pendientes de completar aparecen en la lista de resultados con el fondo naranja y un icono de bandera roja.
Completar una tarea
Las tareas se pueden completar por el creador o por los destinatarios asignados. Se completan desde la pestaña "Seguimientos" de la ventana de detalles, para completar una tarea hay que abrirla y marcar el check "Tarea completada".
Al completar una tarea se envía un email al creador y al resto de destinatarios de la tarea.
Las tareas completadas aparecen en la lista de resultados de la pestaña seguimientos con el fondo blanco y un check de validado.
Cómo añadir destinatarios a los seguimientos
Cuando se crea un seguimiento que es de interés para otros usuarios y colaboradores se les puede añadir como destinatario. Al añadir destinatarios se envía un email al correo electrónico asociado a cada usuario.
Para añadir destinatarios a los seguimientos hay que pulsar el botón "Avisar a" y seleccionar los destinatarios deseados marcando el check que aparece a la izquierda del nombre.
Una vez se han seleccionado los destinatarios hay que pulsar el botón aceptar para añadirlos al comentario y escribir el texto.
En la lista de resultados de la pestaña seguimientos se pueden ver los destinatarios a los que se les ha enviado el seguimiento.
Cómo se distinguen los documentos con seguimientos
Desde la lista de resultados los documentos que tienen seguimientos se distinguen por que a la derecha del nombre aparece un icono con forma de bocadillo, campana o bandera según el tipo de seguimiento que tenga asignado el documento. Al lado de cada icono se ve el número de seguimientos de ese tipo que tiene el documento.
